可視化しましょう

仕様書の部品化

多くの工事は、専門業者ごとに行われます。
窓なら窓、内装なら内装、等々それぞれ専門業者が作業に当たります。
システム構築でも、同様で、基本設計とプログラミングでは担当が違います。
専門業者ごと、パーツごとの仕様書を部品化していきましょう。
窓用仕様書、内装仕様書、プログラミング仕様書、等々、部品化して残しておけば、新たに作成する出手間が省けて大幅な時間・予算の節約になります。
その部品をどれだけ持っているかが、企業価値になります。
コンペの際は特に、過去のパーツを利用できることは、大きなアドバンテージとなるでしょう。
工事終了時に培ったノウハウを、次の工事のために部品化しましょう。
手間に思われますが、部品化し整理することで、次の工事のための武器になります。

誰でも何処でも簡単に！

仕様書の内容が部品化出来れば、組織内の人間であれば、誰でも何時でも、どこでも、簡単に使用できるようにファイリングしておきましょう。
せっかく部品化出来ても、パーツがあちこちに散乱し、バラバラ状態では役に立ちません。
一元管理し、組織内の人間で、ある程度権限のある人間なら簡単に、取り出せる様に整理・整頓しておきましょう。
可能であれば文字表現の場合は、書き方・表現のルールで決めておきましょう。
但し、ルールは時代に合ってなければなりませんので、数年に一度は見直す必要があります。
文字で書くと「なんだか、面倒くさい」と思われるかも知れませんが、「０」から仕様書を書くことを思えば結果は雲泥の差となって現れます。